El Refugio del Águila

Nivel de solución

Nivel 3 · A la medida

Problema de negocio relacionado

Ventas y seguimientoAdministración y finanzas

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   El problema

   El Refugio del Águila renta su finca para bodas y eventos, uno por día. Los prospectos llegaban por varios canales, incluidos Wedding Planners externos que traen a sus propios clientes. El ciclo comercial tiene reglas estrictas: apartado de $10,000, 15 días para firmar, 30% para confirmar y liquidación 21 días antes. Todo se controlaba a mano, igual que las comisiones de los planners. Cada quien anotaba los prospectos donde podía y el seguimiento dependía de la memoria: nadie sabía con certeza a quién había que llamar hoy, quién ya había visitado la finca o por qué se había perdido una venta.

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   El diagnóstico

   La fecha es el producto, pero la venta se gana o se pierde antes, en el seguimiento. Sin una sola fuente de verdad había cuatro riesgos: prospectos que se enfriaban sin que nadie les volviera a llamar, apartar una fecha dos veces, dejar apartados vencidos bloqueando el calendario y pagar comisiones sobre montos que en realidad no se habían cobrado.

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   La solución

   Nivel 3, a la medida: ERDA CRM

   Qué construimos

   • Una sola entrada para todos los canales: el sitio y los demás canales conectados crean el prospecto solos y, si el teléfono ya existe, el mensaje se suma al prospecto que ya se atiende en vez de duplicarlo.
   • Pipeline en kanban con un responsable por prospecto. Las etapas avanzan solas al agendar la visita a la finca, al marcarla como realizada y al recibir el apartado.
   • Ficha de cada prospecto con temperatura (caliente, tibio, frío), próximo seguimiento y una línea de tiempo con llamadas, WhatsApp, correos, visitas y pagos. Al registrar una actividad, el sistema sugiere la fecha del siguiente contacto.
   • Panel "Hoy" y campanita de avisos: seguimientos vencidos, prospectos sin siguiente paso, visitas próximas y prospectos nuevos sin asignar. Los perdidos se registran con su motivo y se pueden reabrir.
   • Calendario que impide apartar una fecha ocupada; los apartados que no firman en 15 días se liberan solos. Pagos, abonos y recibos en PDF, y la fecha se confirma al acreditarse el 30%.
   • Comisiones de Wedding Planners calculadas sobre lo realmente cobrado, con estado de cuenta; cada planner sólo ve sus propios prospectos.
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   El resultado

   Cada prospecto tiene dueño, etapa y fecha de siguiente contacto, y un seguimiento vencido aparece ese mismo día en "Hoy" y en la campanita de su responsable. Una fecha no se puede vender dos veces, los apartados vencidos ya no bloquean el calendario y cada planner consulta su comisión sin pedirla. En producción desde 2026.

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