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Brief de Levantamiento FM

Sistema de Registro de Equipos Tecnológicos

Para: Ing. Raúl Núñez. First Majestic
Preparado por: Lic. Fernando Garibay
Fecha: 9-oct-2025

OBJETIVO: Diseñar e implementar una solución automatizada para el registro de equipos tecnológicos (computadoras, impresoras, etc.) que optimice el proceso actual manual y reduzca tiempos de captura, utilizando herramientas de automatización con inteligencia artificial (IA).

Levantamiento Registro de Hardware

SECCIÓN 1: ENTENDIMIENTO DEL PROCESO ACTUAL

1.1 Volumen y frecuencia

¿Cuántos equipos aproximadamente reciben al mes?

5-10 equipos 10-50 equipos 50-100 equipos Más de 100 equipos

¿Hay temporadas con mayor volumen de equipos?

¿Cuántas personas están involucradas actualmente en el registro manual?

¿Cuánto tiempo les toma aproximadamente registrar cada equipo manualmente?

1.2 Proceso actual

¿Cómo reciben físicamente los equipos?

Actualmente, ¿qué documentación acompaña a los equipos?

¿Quién es responsable de hacer el registro actualmente?

¿Utilizan actualmente Excel, algún otro sistema, o ambos?

SECCIÓN 2: INFORMACIÓN A CAPTURAR

2.1 Datos obligatorios del equipo

Por favor indica qué información es OBLIGATORIA capturar de cada equipo:

Marca Modelo Número de serie Tipo de equipo (laptop, desktop, impresora, monitor, etc.) Proveedor Fecha de recepción Otros:

Otros (especificar)

2.2 Datos opcionales/complementarios

¿Qué información sería útil pero no crítica?

Costo o valor del equipo Número de factura Fecha de inicio/fin de renta Ubicación física (edificio, piso, área) Especificaciones técnicas (RAM, disco duro, etc.) Condición al recibir (nuevo, usado, reacondicionado) Otros:

Otros (especificar)

2.3 Sobre el formato de la información

¿Las etiquetas de los equipos tienen toda esta información claramente visible?

¿Hay casos donde la información está en documentos separados y no en el equipo mismo?

SECCIÓN 3: USUARIOS Y ACCESOS

3.1 Usuarios del sistema

¿Quiénes específicamente necesitarán registrar equipos? (nombres, puestos)

¿Cuántas personas aproximadamente?

¿Todos están en el mismo lugar físico o hay personal en diferentes ubicaciones?

3.2 Permisos y roles

¿Todos tendrán los mismos permisos o hay niveles diferentes?

¿Quién debe tener acceso a la base de datos completa para consultas?

¿Quién debe recibir notificaciones de cada registro?

3.3 Dispositivos

¿Las personas que registrarán equipos tienen smartphones corporativos o personales?

¿Hay restricciones para instalar aplicaciones como Telegram en dispositivos de trabajo?

¿Tienen conexión a internet estable en el área donde reciben los equipos?

Después de registrar un equipo, ¿qué puede pasar con él?

Se almacena temporalmente antes de asignar Se asigna inmediatamente a un empleado Se envía a configuración técnica primero Se queda en inventario disponible Otros estados:

Otros Estados (especificar)

SECCIÓN 4: CICLO DE VIDA Y GESTIÓN DE EQUIPOS

4.1 Estados del equipo

4.2 Asignación a empleados

¿Necesitan registrar a QUÉ empleado se le asigna cada equipo?

Si sí: ¿Esto lo hacen en el mismo momento del registro o después?

¿Necesitan registrar cambios de asignación?

4.3 Baja de equipos

¿Cómo manejan actualmente cuando un equipo se regresa al proveedor, se da de baja o se desecha?

¿Necesitan mantener histórico de equipos dados de baja o solo los activos?

4.4 Equipos rentados vs comprados

¿Necesitan diferenciar entre equipos rentados y comprados?

Para equipos rentados: ¿necesitan alertas de fin de contrato o renovación?

SECCIÓN 5: CASOS ESPECIALES Y EXCEPCIONES

5.1 Problemas frecuentes actuales

¿Qué problemas o errores son más comunes en el proceso actual manual?

¿Alguna vez han tenido equipos duplicados, extraviados o sin registrar?

¿Hay equipos que llegan sin número de serie o con etiquetas dañadas? ¿Cómo los manejan?

5.2 Urgencias y excepciones

¿Existen situaciones donde necesitan registrar un equipo fuera de horario laboral?

¿Hay equipos de "alta prioridad" que necesitan procesamiento más rápido?

¿Qué hacen cuando llega un equipo pero la persona responsable del registro no está disponible?

SECCIÓN 6: INTEGRACIONES Y SISTEMAS EXISTENTES

6.1 Sistemas actuales

¿Utilizan actualmente algún sistema ERP o software de inventarios?

Si sí: ¿La información eventualmente debe pasar a ese sistema o será independiente?

¿Utilizan actualmente Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive)?

6.2 Proveedores

¿Trabajan con múltiples proveedores o principalmente uno?

¿Los proveedores envían información digital (facturas PDF, órdenes de compra, etc.)?

SECCIÓN 7: REPORTES Y CONSULTAS

7.1 Necesidades de reportes

¿Qué reportes o consultas necesitan hacer frecuentemente?

Inventario total actual Equipos por tipo Equipos por proveedor Equipos por fecha de ingreso Equipos sin asignar Equipos próximos a terminar renta Otros:

Otros (especificar)

7.2 Frecuencia y formato

¿Con qué frecuencia consultan esta información?

¿Prefieren recibir reportes automáticos por correo o consultar cuando lo necesiten?

¿Qué formato prefieren? (Excel, PDF, panel web, acceso directo a Google Sheets)

SECCIÓN 8: SEGURIDAD Y AUDITORÍA

8.1 Trazabilidad

¿Necesitan saber QUIÉN registró cada equipo y CUÁNDO?

¿Necesitan mantener histórico de cambios?

¿Hay requerimientos de auditoría interna o externa que debamos considerar?

8.2 Confidencialidad

¿Hay información de los equipos que sea confidencial o sensible?

¿Todos los usuarios autorizados pueden ver todos los equipos o debe haber restricciones?

SECCIÓN 9: EXPECTATIVAS Y CRITERIOS DE ÉXITO

9.1 Objetivos del proyecto

¿Cuál es el objetivo principal? (reducir tiempo, eliminar errores, mejorar trazabilidad, etc.)

¿Qué considerarías un éxito rotundo con esta solución?

¿Hay algún indicador específico que midan actualmente que quieras mejorar?

9.2 Facilidad de uso

¿Qué tan cómodos están los usuarios con la tecnología?

¿Qué tan simple necesita ser la interfaz?

9.3 Tiempos y prioridades

¿Hay una fecha límite o es flexible?

¿Prefieres empezar con una versión básica funcional e ir mejorando, o esperar a tener todo completo?

¿Cuál es el caso de uso o funcionalidad MÁS importante que no puede faltar?

¿Algo adicional que no haya preguntado y consideres importante mencionar sobre este proceso?

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SECCIÓN 2: INFORMACIÓN A CAPTURAR

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SECCIÓN 5: CASOS ESPECIALES Y EXCEPCIONES

SECCIÓN 6: INTEGRACIONES Y SISTEMAS EXISTENTES

SECCIÓN 7: REPORTES Y CONSULTAS

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